商務英語郵件格式是怎樣的
在外貿行業裏面,掌握商務英語是很重要的。特別是經常使用郵件溝通的時候,下面,小編給大家分享的是商務英語郵件格式,大家可以作為學習的參考。
01
開頭 Greetings
Dear XXX
Hello XXX
Hi XXX
XXX可以是對方的名字,也可以是類似 Madam/Sir 這樣的稱謂。
02
正文
第一步:Introduction
在正文中,第一件要做的事就是向對方表明自己的身份,並簡單的向對方問好。
比如:My name is XX XX.
注意,寫英文郵件時,名在前,姓在後的。即:First name Last name.
如:
My name is Hong Li. I am the account manager of XXX company.我的名字叫李紅,我是XXX公司的客户經理。
問好這一步有些朋友往往忽略了,其實加上這麼一小句話可以讓一封商務郵件多一點“温度”。符合商務郵件“友好而專業”的調性。
比如使用常用的問好語:
I hope you have a wonderful day.
或者:
I hope you are well.
第二步:Purpose
第二步我們需要説明自己發這份郵件的目的為何。即:
I am writing to XXXX.
I would like to XXXX.
I suggest XXXX.
並儘量在此處以儘量簡明的語言將想要表達的事件闡述完整。
如果郵件中添加了需要對方查看的附件,那麼就需要加上“請見附件...”,即:
Please find attached XXX.
XXX就是添加的附件內容,如:
the evaluation report 評估報告
meeting notes 會議記錄
第三步:Call to action
第三步,我們要明示我們希望或需要對方做的事情。
如:
Please let me know if the time is convenient for you.
What do you think about XXXX?
第四步:Ending
表示感謝,期望收到對方的回信,有問題可以再聯繫我等等。
如:
I look forward to hearing from you.
If you have any questions please let me know.
Thank you for your understanding.
03
落款 & 簽名
可以使用較常用的落款,如 :
Best regards
或
Warm wishes
注意落款要獨佔一行。在落款之後,空一行,然後再寫上自己的名字。
如:
Best regards,
Hong Li