商務英語寫作原則整理

撰寫商務英語信函需在一定的原則指導下才能達到預期效果。相反，如果違背了既定原則，可能會給外貿工作造成意想不到的麻煩。下面小編爲大家整理了商務英語寫作原則，供大家參考，希望對大家有幫助。

一、完整性原則

一封完整的信函有助於表達寫作者的交流意圖;有助於建立和表達友善的關係;有助於防止出現信息遺漏而導致索賠、損失或訴訟。完整性原則包括信函格式的完整性，信函結構的完整性以及信函內容的完整性。標準的信函格式包括信頭，日期，信內地址，稱呼，正文，結尾敬語，簽名。格式的完整性能體現寫作者的專業性。信函結構的完整性體現在其結構的模式化。商務英語信函屬於實用性文體，程序化程度比較高，一般來說正式的信函由三大部分組成，即信函的開頭，正文以及結尾三個部分。信函內容的完整性即一封信函必須包括讀者想知道的所有信息，回答讀者的一切提問，解答讀者的所有疑問。在寫作中，我們建議用五個W來檢驗。

二、正確性原則

商務英語信函的一個重要功能就是信息功能，也就是傳遞信息。正確性原則不僅僅是指信函中語法的正確、標點符號和拼寫的正確，而且也包括標準的語言，合適的表述，準確的數字以及對於商業術語的正確理解。

三、具體性原則

商務英語信函都有明確的交際意圖和目的，信函的內容都是具體的。在內容表述上，應該確定、準確而又生動，特別是要求對方做出明確反應的信函，或者答覆對方提出的要求或問題的信函，或是報盤、接受等。該具體的就要具體，避免模糊、籠統和抽象。如商品的某些質量和特徵要用準確的數字;時間要具體，用年月日，避免使用模棱兩可、含混不清的表達法。

四、清楚性原則

所謂清楚，就是信函要寫得清楚明白，無晦澀難懂之處，不至於產生誤解。寫信人應該儘量將自己的意思表達清楚，有助於收信人正確地理解信函的內容，這樣才能達到寫信的效果。要做到這一點，應避免使用複雜、冷僻、含義模糊的詞句和冗長的句子結構;正確恰當地分段。

五、簡潔性原則

商務英語屬於實用性語言，在實際的商務活動中，信函的用語應儘量簡潔，也就是儘量使用簡潔的話語表達完整的、詳實的信息。簡潔常被認爲是信函寫作的第一要義。在行文中，可以考慮使用縮略語。

六、體諒性原則

商務英語信函的寫作中需要作者時刻注意對方的反應，也就是多爲對方着想。在寫作中，既要滿足對方的需要，在結構、態度、措辭等方面也要考慮對方的接受情況。在行文中我們可以多使用“you attitude”，將收信人放在首位。

七、禮貌性原則

一封彬彬有禮的信函能幫助寫作者樹立良好的職業道德形象，有助於促進業務，增進友誼，加強交流。禮貌意味着在信函中非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、真誠的禮貌、體貼的理解和由衷的尊重。如何能更好的做好這一點呢?我們需要掌握以下的幾個要點。

(1)在行文中多使用積極的詞彙，避免使用消極的、有歧視含義的詞彙。在平時的閱讀寫作中多蒐集積極的詞彙。如please，pleasure，appreciate，obliged，grateful，helpful，positive，increase等。商務信件應尊重女性夥伴，儘量避免使用有性別歧視的詞語。

(2)將命令式用語改爲請求式用語。在行文中使用命令式用語會使口氣顯得很強硬，儼似把自己的想法強加於人。而使用請求式用語，不僅表明了話語意義，還表示了對對方的尊重，語氣則顯得更加謙和。如我們在行文中建議多采用Please，Will you please，Could you please，It will be highly appreciated that，It is our pleasure to，Would you be interested in，We regretthat等句型。

(3)利用虛擬語氣表示客氣和委婉語氣。表示希望或意見時可用虛擬式，以示禮貌。如We wish you would let us have your reply soon.

(4)在行文中恰當使用被動語態。在商務函電中，爲了使文章更加禮貌得體，除了選用一些得體的語言外，還應多使用被動語態。因爲被動語態能使你的請求顯得更加溫和，更顯客氣。而主動語態常有譴責、抱怨對方的語氣。

隨着國際經濟貿易的往來，商務英語信函成爲國際溝通的有效途徑之一，而有效地撰寫商務英語信函是國際商務人才必備的技能之一。作爲商務英語專業的學生，撰寫商務英語信函也是我們必須掌握的一項重要的、實用的技能。上文是小編爲大家分享的商務英語寫作原則希望對大家有幫助。